Examenfraude: wat kunnen we er samen tegen doen?

Af en toe komen er bij ons meldingen binnen van gelekte examens. Dat is voor iedereen heel vervelend. Om de kwaliteit en vertrouwelijkheid te kunnen garanderen, blokkeren wij het gelekte examen zo snel mogelijk. Dat betekent echter ook extra werk voor examenbureaus en andere betrokkenen die daardoor een ander examen voor studenten moeten klaarzetten. Vanuit TOA moet er zelfs een heel nieuw examen worden ontwikkeld die het gelekte examen vervangt.

De reden voor het lekken van examens is altijd anders, en meestal onbewust. Soms is er een docent die zonder kwade bedoelingen een examen digitaal verspreidt, of een surveillant die het examen voortijdig met de studenten deelt. Daarnaast zijn er gevallen dat studenten zelf foto’s maken van het examen en deze verspreiden.

Door een examen te blokkeren moeten scholen soms wel voor vijftig of honderd studenten een nieuw examen inplannen en dat kost veel tijd. Dat is jammer, want het kan veelal voorkomen worden. Het uitgangspunt is dat onregelmatigheden en fraude zoveel mogelijk voorkomen worden. Over het voorkomen en afhandelen van onregelmatigheden bij instellingsexamens is in de wetgeving niets vastgelegd. De mbo-scholen dienen hiervoor zelf beleid te ontwikkelen.

Tips om fraude te voorkomen

Geef als examenbureau een zo beperkt mogelijke vrijgeefperiode door. Zo voorkom je dat het examen te vroeg of te laat gestart kan worden door studenten. Start het examen om 10:00 uur? Geef dan tijdens het klaarzetten aan dat het examen alleen op die datum tussen 10:00 en 10:30 gestart kan worden.
Laat de surveillant altijd de examenkandidaten zichzelf identificeren.
Laat de student altijd de mobiele telefoon inleveren bij de surveillant.
Zorg dat een examen altijd in een beveiligde omgeving wordt afgenomen, bijvoorbeeld via Schoolyear.
De surveillant dient altijd zelf kritisch te blijven surveilleren.
Laat de surveillant een proces-verbaal bijhouden.
De examencommissie checkt vervolgens het proces-verbaal op eventuele afwijkingen.
Deel of verspreid examens nooit per mail.

Wat te doen bij (vermoedelijke) fraude

Wanneer er toch sprake is van een onregelmatigheid is het van belang dat alle partijen zo correct en accuraat mogelijk optreden. Kom je erachter dat er ondanks jouw inzet toch sprake is geweest van een onregelmatigheid of fraude, stel je eigen examencommissie en dan nog diezelfde dag op de hoogte. Neem ook direct contact op met toa@bureau-ice.nl.

Wat doet TOA met een melding?

Als zo’n melding binnenkomt komt een speciale werkgroep bij elkaar die precies weten wat ze moeten doen in deze situatie. Als eerste moeten de scholen die dit examen al hebben klaargezet geïnformeerd worden. We kunnen in het systeem zien welke instellingen dat zijn. Deze instellingen worden zoveel mogelijk persoonlijk op de hoogte gebracht door onze adviseurs. Tegelijkertijd gaat onze klantenservice aan de achterkant aan de slag om de klaargezette examens te verwijderen. Vervolgens wordt het hele examen buiten kantoortijden geblokkeerd. Ondertussen stelt een marketeer een servicebericht op om daarmee ook alle andere functioneel beheerders schriftelijk op de hoogte te brengen.

Wat zijn de gevolgen?
Een examen blokkeren heeft veel gevolgen. Op de eerste plaats heeft het consequenties voor de school waar het plaatsvindt, en eventueel de desbetreffende student. Maar het betekent voor alle andere scholen ook heel veel werk om voor hun studenten een nieuw examen klaar te zetten. En in de laatste plaats ook voor het TOA-team. Afgezien van het werk dat komt kijken bij een toets uit het systeem halen en iedereen te informeren, moeten we ook een nieuw examen ontwikkelen met alle werk en kosten van dien. Dat betekent ook dat we dat meestal niet direct kunnen doen. Die werkzaamheden moet gepland worden. Omdat we van alle examens meerdere versies beschikbaar hebben is er gelukkig wel altijd een alternatief beschikbaar, waardoor we die tijd ook hebben. De continuïteit van het toetsen komt daarmee nooit in gevaar.

Train de examencommissie

Als examencommissielid heb je een grote verantwoordelijkheid, want de hele examenorganisatie moet natuurlijk goed op orde zijn. Hoe ga je als examencommissielid om met fraude, en wie doet in de examencyclus nu eigenlijk wat, wanneer en waarom? Hoe ga je om met steeds wijzigende omstandigheden?

De training ‘Examencommissie Startbekwaam PDCA’ geeft je voldoende handvatten om je taak als examencommissielid adequaat te kunnen uitvoeren.

Naar de training