Menu

Privacy statement

Bureau ICE biedt verschillende producten en diensten aan waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Wij vinden het belangrijk om uiterst zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan en u duidelijk te informeren over de wijze waarop wij persoonsgegevens gebruiken. 

PRIVACYVERKLARING VERWERKING PERSOONSGEGEVENS DIGITALE MEETINSTRUMENTEN (BUREAU ICE ALS VERWERKER)

Bureau ICE is een onafhankelijke aanbieder van betrouwbare en kwalitatief goede toetsen en examens (hierna digitale meetinstrumenten) voor gebruik in het basisonderwijs, voortgezet onderwijs, middelbaar beroepsonderwijs, hoger onderwijs, gemeenten en particuliere taalaanbieders waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Wij vinden het belangrijk om uiterst zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan en u duidelijk te informeren over de wijze waarop wij persoonsgegevens gebruiken.

In deze privacyverklaring vindt u de belangrijkste informatie over het gebruik van de persoonsgegevens van kandidaten door Bureau ICE bij het gebruik van onze digitale meetinstrumenten.

De (onderwijs)instelling en digitale meetinstrumenten en examens

Het gebruik van digitale meetinstrumenten en examens (hierna digitale meetinstrumenten) kent voor kandidaten en voor leerkrachten/docenten grote voordelen. Het maakt het mogelijk om meer maatwerk te bieden aan kandidaten, een wens die breed door scholen, de PO-Raad, VO-Raad en MBO-Raad en ook de politiek wordt gedeeld in Nederland.

Wanneer onderwijsinstellingen gebruikmaken van digitale meetinstrumenten van Bureau ICE, dan zullen zij mogelijk persoonsgegevens van kandidaten door ons laten verwerken om het gebruik van die meetinstrumenten mogelijk te maken.

Verantwoordelijkheid van de onderwijsinstelling voor verwerking van persoonsgegevens binnen digitale meetinstrumenten

Bureau ICE heeft het ‘Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy – Leermiddelen en Toetsen 3.0 ’ onderschreven. In dit convenant is tussen aanbieders en de onderwijssectorraden vastgelegd dat een onderwijsinstelling in juridische zin de ‘verwerkersverantwoordelijke’ is voor de verwerking van persoonsgegevens. Daardoor hebben en houden onderwijsinstellingen zeggenschap over de gegevens die binnen meetinstrumenten worden verwerkt. Bureau ICE is een ‘verwerker’, die uitvoering geeft aan de opdracht van een onderwijsinstelling. Daarbij zal Bureau ICE altijd zorg dragen voor een passende beveiliging van persoonsgegevens.

Bureau ICE is lid van de brancheorganisatie GEU en conformeert zich aan het privacyreglement (www.geu.nuv.nl/privacy-reglement) van de GEU.

Privacyverklaring verwerking persoonsgegevens overig (Bureau ICE als verwerkingverantwoordelijke)

PRIVACYVERKLARING VERWERKING PERSOONSGEGEVENS OVERIG (BUREAU ICE ALS VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE)

Bureau ICE biedt een breed scala aan van diensten en producten. Om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, verwerken wij uw persoonsgegevens voor:

  • de uitvoering van overeenkomsten met u,
  • relatiebeheer, en
  • managementinformatie, product- en dienstontwikkeling.

Bureau ICE verstuurt nieuwsbrieven met productgerelateerde informatie en/of acties naar haar e-mailadressenbestand die zich middels een OPTIN hebben aangemeld. Via dit OPTIN formulier kan de contactpersoon eigen voorkeuren over de te ontvangen informatie selecteren én kan de ontvanger zich te allen tijde uitschrijven.

Bureau ICE kan vanaf juni 2018 gebruikmaken van de ASSU database als bron. Indien u zich bij ASSU heeft geregistreerd, kan het zijn dat u mailings van ons ontvangt. Als u meer wilt weten over ASSU, kijk dan op www.assu.nl.

Indien u ons ontmoet op een locatie als een beurs of  tijdens een klantbezoek, kan het zijn dat wij contactgegevens met u uitwisselen t.b.v. een actie of een door met u gemaakte afspraak. Uw gegevens vult u altijd in via een digitaal formulier in. Wij gebruiken deze gegevens enkel waarvoor u ze heeft aangeleverd en uiteraard kunt u te allen tijde aangegeven dat wij uw gegevens dienen te verwijderen.

Indien u geen commerciële informatie (meer) wenst te ontvangen, of niet wilt dat uw gegevens worden gebruikt voor direct marketing-doeleinden, kunt u mailen naar SalesMarketing@bureau-ice.nl of bellen naar onze Klantenservice, 0345 656 685.

Verantwoordelijkheid van Bureau ICE voor verwerking van persoonsgegevens binnen digitale meetinstrumenten

Bureau ICE heeft een interne privacy officer als Functionaris Gegevensbescherming aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen Cbp). U vindt de melding hiervan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, in het openbare register Functionaris Gegevensbescherming onder bedrijf/organisatie: Bureau ICE. Klachten over de verwerking van uw data kunt u richten aan de Functionaris gegevensverwerking. Tevens wijzen wij u op uw recht om klachten over de verwerking van uw data direct te richten aan de autoriteit persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/)

GEU
Privacybescherming is gebaat bij een zo groot mogelijke openheid. Om die reden onderschrijft Bureau ICE de afspraken die zijn gemaakt betreffende de bescherming van persoonsgegevens door de Groep Educatieve Uitgeverijen (GEU) rondom internetgebruik en die van de ASSU.

Gedragsregels
Indien u reageert op een actie of gebruik maakt van de aangeboden diensten en producten van Bureau ICE, hebben we bepaalde gegevens van u nodig. Gerelateerd aan de actie, dienst of het product worden er niet meer gegevens gevraagd dan voor de onderscheiden doeleinden nodig zijn. Indien meer gegevens worden gevraagd wordt duidelijk aangegeven welke gegevens verplicht ingevuld moeten worden en welke op vrijwillige basis. Alle gevraagde gegevens zullen uitsluitend voor het aangegeven doel worden gebruikt.

Door gebruik te maken van (de diensten van) onze website, gaat u akkoord met dit privacy statement. Ook gaat u akkoord met het verzamelen en het gebruiken van deze gegevens door ons.

Beveiliging van uw persoonsgegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Inzage en verzet
U kunt te allen tijde inzage vragen in de gegevens die wij van u hebben geregistreerd en u kunt uw gegevens aanpassen. Indien u geen nieuwsbrieven meer wenst te ontvangen van Bureau ICE,  dan kunt u zich onderaan de nieuwsbrief in uw persoonlijke account uitschrijven. Het is ook mogelijk om uw uitschrijving te mailen naar privacy@bureau-ice.nl of 0345 656 685. Gegevens bij ASSU kunt u aanpassen en inzien via www.assu.nl.

Indien u geen prijs meer stelt op aanbiedingen (direct marketing, telemarketing, en e-mailmarketing) en gegevensverstrekking door ons, dan kunt u zich uitschrijven.  Wij zullen de verdere verwerking van uw gegevens dan direct beëindigen.

Verzoeken met betrekking tot uw data
Ook kunt u ons verzoeken uw school- of persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen indien deze onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, of anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt of u kunt een verzoek indienen voor export van uw data. U kunt hiervoor mailen naar privacy@bureau-ice.nl of bellen naar onze Klantenservice, 0345 656 685.

Bewaartermijnen
Als wij uw data gedurende een periode van 2 jaar niet gebruikt hebben, worden deze automatisch verwijderd. Indien u zichzelf uitschrijft, staken wij de verdere verwerking van uw gegevens per direct (zie “inzage en verzet”).

Privacy op internet en cookies
Graag wijzen wij u op de informatie over het gebruik van cookies op onze websites. Lees hier verder.

Verwerkersovereenkomst afsluiten

VERWERKERSOVEREENKOMST AFSLUITEN

In de Verwerkersovereenkomst van Bureau ICE wordt tussen onderwijsinstellingen, gemeenten, particuliere taalaanbieders (hierna ‘onderwijsinstellingen’) en ons vastgelegd welke opdracht wordt gegeven tot verzameling en verwerking van persoonsgegevens bij het gebruik van digitale meetinstrumenten. Bureau ICE hanteert daarbij de ‘Model Verwerkersovereenkomst’, die onderdeel uitmaakt van het ‘Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy’. Dit convenant hebben de PO-Raad, VO-raad en MBO Raad samen met brancheorganisaties een ‘Model Verwerkersovereenkomst’ ontwikkeld. Stichtingen en schoolbesturen kunnen deze gebruiken om een verwerkersovereenkomst af te sluiten. De Verwerkersovereenkomst vormt tevens een onderdeel van onze licentievoorwaarden die op het gebruik van digitale meetinstrumenten van toepassing zijn.

Wanneer u een Verwerkersovereenkomst met ons wilt afsluiten, kunt u gebruik maken van onderstaand formulier:

 

Zodra het formulier is ingevuld, vullen wij de verwerkersovereenkomst met uw gegevens aan. Vervolgens mailen wij u de verwerkersovereenkomst ter ondertekening via het opgegeven mailadres van de bestuurder.

Bijlages

BIJLAGE 1: PRIVACY BIJSLUITERS

In onze productspecifieke Privacy bijsluiter leest u voor welke doeleinden welke persoonsgegevens in opdracht van de school worden verwerkt. Afhankelijk van het product en producteigenschappen worden verschillende gegevens werkt. Hieronder treft u ook een volledig overzicht van alle producten en welke categorie op ieder product van toepassing is.

Privacy bijsluiter Basisonderwijs Overzicht producten

Privacy bijsluiter Voortgezet Onderwijs Overzicht producten

Privacy bijsluiter Middelbaar beroepsonderwijs Overzicht producten

Privacy bijsluiter Gemeenten, Hoger onderwijs en particuliere taalaanbieders Overzicht producten

BIJLAGE 2: TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE BEVEILIGINGSMAATREGELEN

Hier staat beschreven welke beveiligingsmaatregelen zijn getroffen om de veiligheid van de persoonsgegevens te borgen.

Technische en organisatorische bijsluiter Basisonderwijs 

Technische en organisatorische bijsluiter Voortgezet Onderwijs 

Technische en organisatorische bijsluiter Middelbaar beroepsonderwijs

Technische en organisatorische bijsluiter Gemeenten, Hoger onderwijs en particuliere taalaanbieders

BIJLAGE 3: BRIN EN LOCATIES

Hierin staat beschreven welke locaties en brinnummers onder de verwerkersovereenkomst vallen.

Bijlage brinnummers en locaties Basisonderwijs

Bijlage brinnummers en locaties Voortgezet Onderwijs

Bijlage brinnummers en locaties Middelbaar beroepsonderwijs

Kennisneming, verbetering en verwijdering van persoonsgegevens
Op grond van de wettelijke rolverdeling en het ‘Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy – Leermiddelen en Toetsen’ moeten onderwijsinstellingen (ouders van) kandidaten informeren over het gebruik van digitale meetinstrumenten. Betrokkenen kunnen via de onderwijsinstelling gebruikmaken van hun wettelijke rechten. Voor de uitoefening van deze rechten dienen betrokkenen zich te wenden tot de onderwijsinstelling.

Kan deze privacyverklaring worden gewijzigd?
Het kan voorkomen dat deze Privacyverklaring, Privacy Bijsluiters of de Verwerkersovereenkomst in de toekomst wordt uitgebreid of gewijzigd. Alle wijzigingen worden op deze website gepubliceerd. Wanneer u reeds een Verwerkersovereenkomst heeft afgesloten, zult u per mail op de hoogte worden gehouden van wijzigingen in de voorwaarden.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op: 26 april 2018.