Een coronaproof open dag? Bij De Leijgraaf werken ze met 3 scenario’s…

Hoe bereiden mbo-instellingen zich, met alle coronamaatregelen in het achterhoofd, voor op de open dagen in het najaar? Om straks niet voor verrassingen te komen staan werken ze bij De Leijgraaf nu al aan verschillende scenario’s. Communicatieadviseur Marco Janssen vertelt erover.

Voorkeursscenario: gewone open dag

“Het heeft absoluut onze voorkeur om een gewone open dag te organiseren”, schetst hij zijn ideale scenario. “Naast onze website is de fysieke open dag voor studenten en ouders nog steeds één van de meest gebruikte informatiebronnen in het studiekeuzeproces. Dat blijkt ook uit onderzoek.”

“Onze open dag staat gepland in november. De kans bestaat dat we dan nog steeds te maken hebben met de anderhalve meter maatregel, dus daar houden we sowieso rekening mee. Daarnaast weet niemand wat er tot die tijd verder nog gebeurt. Daarom zijn we ook bezig met het uitwerken van twee alternatieve scenario’s.”

Scenario 2: virtuele open dag

“In ons tweede scenario gaan we ervan uit dat er helemaal geen open dag op locatie mag zijn. Voor dat scenario zijn we nu een online platform aan het voorbereiden, waar we op een laagdrempelige manier verschillende dingen kunnen aanbieden aan toekomstige studenten, ouders en decanen.”

“Een van de ideeën is een virtuele rondleiding op elk van onze locaties. Met hotspots waar je in een 3D-omgeving terecht kunt, of via het scherm van je smartphone. De nieuwe rollerbank voor autotechniek bijvoorbeeld. Of het domoticalokaal op onze leslocatie voor de zorgopleidingen. Dat ondersteunen we met korte filmpjes waarbij studenten iets vertellen. Om de student toch een idee van sfeer te kunnen geven.”

Studiekeuzetest, links naar stagebedrijven en webinars

“Het idee voor ons online platform hebben we nog niet helemaal uitgewerkt,” vervolgt Marco, “maar we willen er allerlei verschillende tools aanbieden. Een studiekeuzetest bijvoorbeeld. Links naar bedrijven waarmee we samenwerken voor stages. En een idee is ook om docenten van al onze opleidingen live webinars te laten verzorgen op afgesproken tijden.”

Chatboxen via WhatsApp

“Daarnaast willen we chatboxen via WhatsApp openen. Met een linkje per opleidingsdomein, zodat jongeren en hun ouders vragen kunnen stellen over hun specifieke interessegebied. Dat hebben we ook al gedaan als vervanging van onze laatste voorlichtingsavond in het afgelopen schooljaar.”

“Jongeren ervaren daarbij nauwelijks een drempel, hebben we gemerkt. Daar moet ik wel bij zeggen dat ze op dat moment natuurlijk al verder waren in het keuzeproces. Het ging meer om de laatste vragen, terwijl het bij een open dag nog echt oriënteren is.”

Ervaring met online lesgeven

“De afgelopen tijd hebben we, net als alle ROC’s in Nederland, veel ervaring opgedaan met online lesgeven. Docenten hebben onder hoge druk veel nieuwe vaardigheden opgedaan. Met die vaardigheden, en het gegroeide enthousiasme voor online mogelijkheden, kunnen we ons voordeel doen. Een webinar voor een open dag is dan één van de mogelijkheden.

“Met een goede voorbereiding hoeft plan B geen paniekplan te zijn.”

Scenario 3: hybride open dag

En het derde scenario? “Dat is een combinatie van beide. Deels online en deels fysiek. Zoals ik al aangaf, kiezen we indien mogelijk altijd voor fysiek. Dat geeft onze doelgroep de beste mogelijkheden om de juiste keuzes te maken. Maar als de situatie dat niet toelaat, dan willen we alternatieve draaiboeken hebben klaarliggen. Alles om studenten optimaal te faciliteren in het keuzeproces, ongeacht de omstandigheden.”

Eerder beginnen met nadenken, op het laatste moment schakelen

Het uitwerken van verschillende scenario’s brengt behoorlijk wat extra werk met zich mee, erkent Janssen: “Normaal gesproken gaat er in een open dag al elf, twaalf weken aan voorbereidingstijd zitten. Nu zijn we nog eerder begonnen met nadenken.”

“Na de vakantie werken we onze scenario’s verder uit, om op het laatste moment te kunnen schakelen. In onze communicatie gaan we daarom ook nog niet in op de vorm. Voor onze doelgroep moet het niet uitmaken of we het fysiek, online of allebei doen.”

Werkbare, flexibele scenario’s

Tot slot: heeft Marco nog een tip voor collega’s van andere mbo-instellingen? “Laat je niet verrassen. Zorg dat je voor elke situatie een werkbaar en flexibel aan te passen scenario achter de hand hebt. Natuurlijk heb je het liefste dat alles volgens het ideale plan verloopt. Maar met een goede voorbereiding hoeft plan B in elk geval geen paniekplan te zijn.”

Heeft jouw mbo-instelling andere creatieve scenario’s voor de open dagen in het najaar? Laat het weten door een reactie achter te laten op dit blog!