Verminder de administratieve last met TOA webservices

In TOA Toetsplatform kun je het gebruikersbeheer volledig automatisch laten verlopen door een koppeling te maken met de webservices voor het studentadministratiesysteem en/of de planningstool waar je als instelling mee werkt. Het koppelen van deze systemen, zoals EduArte en Magister, heeft vele voordelen. Je hoeft de gegevens en resultaten van studenten niet meer van het ene systeem naar het andere systeem over te tikken; een tijdrovende en foutgevoelige klus. Dit koppelen doen we met webservices.

Webservices zijn een belangrijk onderdeel van  TOA Toetsplatform. Het goed interacteren met andere applicaties is een belangrijke functionaliteit in TOA. Stephanie Cupédo, Functioneel applicatiebeheerder, vertelt over deze webservices en de mogelijkheden.

Gebruikersbeheer in TOA

“In het gebruikersbeheer regelt de schoolinstelling de inrichting van TOA. In het gebruikersbeheer maak je afdelingen, groepen en gebruikers aan. Ook alle kandidaten worden aangemaakt in het gebruikersbeheer. Door een koppeling te maken door middel van een webservice, kun je het gebruikersbeheer automatisch laten verlopen. De gebruikerskoppeling zorgt ervoor dat alle studenten in TOA onder dezelfde afdeling, opleiding en groep zijn terug te vinden als in het studentadministratiesysteem.”

Koppelpartners en webservices

“Er is onder meer een koppeling te maken met de systemen van EduArte, Cumlaude, Magister, OnTrac, PortalPlus en Innova Apps. Webservices van deze systemen kunnen naast elkaar worden gebruikt. EduArte is bijvoorbeeld een veel gebruikt systeem. Door gebruik te maken van de webservice, kun je een gebruikers- en resultatenkoppeling leggen tussen TOA en EduArte. De gegevens van beide systemen worden dan met elkaar gesynchroniseerd. Hierdoor hoef je de data maar één keer in een systeem in te voeren. Dit scheelt veel administratieve last en het vermindert de kans op fouten.”

Single sign-on (SSO) voor instellingsaccount en TOA

“TOA-gebruikers hebben de mogelijkheid om hun instellingsaccount via een webservices te koppelen aan hun TOA-account. Hierdoor hoeven zij geen aparte gebruikersaccounts aan te maken, maar kunnen de bestaande (school)accountgegevens gebruikt worden om in te loggen op het TOA-platform. Dat je niet opnieuw hoeft in te loggen draagt bij aan gebruikersgemak en veiligheid.”

“Zo zorgen we naast het verlichten van de administratieve last ook voor het beschermen van persoonsgegevens.”

Klaarzetten en plannen

“Diverse scholen gebruiken OnTrac om studenten de mogelijkheid te bieden zichzelf in te schrijven op een examen. Dit werkt zo: het examenbureau geeft een examen vrij in OnTrac, het vrijgegeven examen is gekoppeld aan een versie en een niveau in TOA, de student gaat naar OnTrac om het examen in te plannen. OnTrac geeft aan welke tijden er beschikbaar zijn, de student kiest datum en tijd en het examen wordt automatisch klaargezet in TOA. Dit verlaagt de administratieve druk op het examenbureau.”

Doorontwikkelingen aan webservices

“Er wordt voortdurend gekeken of webservices vernieuwd moeten worden. De laatste aanpassing is in samenwerking met OnTrac tot stand gekomen. De standaardinstelling van de koppeling met OnTrac is dat een toets vanaf klaarzetten 30 dagen wordt vrijgegeven. Wij kregen van een school de vraag of het ook mogelijk was om een einddatum voor vrijgeven mee te geven. In samenwerking met OnTrac hebben we de koppeling aangepast, waardoor het nu mogelijk is om ook aan te geven tót wanneer een afname gemaakt mag worden. Je kunt nu dus meegeven tot wanneer een toets vrijgegeven mag worden. De webservice werkt voor scholen nu nog beter.”

Maatwerk is mogelijk

“Ook met PortalPlus hebben we samengewerkt om te optimaliseren. Het cijfer van de student staat in de TOA-omgeving. In TOA kun je een rapportage downloaden. Zit je in PortalPlus? Dan wil je de rapportage ook daar kunnen inzien. We hebben in overleg met PortalPlus onze webservices zo aangepast zodat de rapportage in PDF via de koppeling wordt gestuurd. Deze wordt geanonimiseerd verstuurd, maar komt wel rechtstreeks bij de kandidaat in PortalPlus terecht. Zo zorgen we naast het verlichten van de administratieve last ook voor het beschermen van persoonsgegevens.”

Uitbreiden en ontwikkelen

“We blijven werken aan de uitbreiding van de webservices. Koppelingen die nu in ontwikkeling zijn, zijn die met Education online en met Osiris. Daarnaast zijn we bezig de inrichting in TOA te optimaliseren en de webservices aan te passen, zodat de gegevens in de systemen van de koppelpartners meteen goed worden overgenomen. Ook scholen kiezen steeds vaker voor een koppeling.”

Meedenken?

Wil je met ons meedenken over de toekomst en ontwikkeling van TOA Toetsplatform? Meld je dan aan om TOA Toetsplatform panellid te worden.